Truyền thông nội bộ là một trong những yếu tố quan trọng để xây dựng và duy trì văn hóa doanh nghiệp, gắn kết và tăng cường sự hài lòng của nhân viên, cũng như nâng cao hiệu quả hoạt động của tổ chức. Tuy nhiên, không phải doanh nghiệp nào cũng biết cách lựa chọn và sử dụng các phương tiện truyền thông nội bộ phù hợp với mục tiêu, đối tượng và nội dung truyền thông. DigiMind Group sẽ giới thiệu cho bạn các phương tiện truyền thông nội bộ phổ biến và hiệu quả nhất, cũng như cách áp dụng chúng vào thực tiễn của doanh nghiệp của bạn.

THAM KHẢO: CHIẾN DỊCH TRUYỀN THÔNG NỘI BỘ [BÍ QUYẾT XÂY DỰNG VÀ TRIỂN KHAI HIỆU QUẢ]

Email nội bộ

Lợi ích của email nội bộ

Email nội bộ là một phương tiện truyền thông nội bộ đơn giản nhưng hiệu quả.Email nội bộ có thể giúp doanh nghiệp đạt được các lợi ích sau:

• Tăng cường sự giao tiếp và hợp tác giữa các nhân viên, bộ phận, và cấp quản lý trong tổ chức. Email nội bộ cho phép trao đổi thông tin nhanh chóng, chính xác, và đầy đủ, giảm thiểu sự hiểu lầm, xung đột, và lãng phí thời gian.
• Nâng cao sự minh bạch và tin cậy trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp. Email nội bộ là một công cụ để lưu trữ và theo dõi các thông tin quan trọng, các quyết định, các hành động, và các kết quả liên quan đến công việc. Email nội bộ cũng giúp doanh nghiệp tuân thủ các quy định pháp lý và đạo đức về truyền thông nội bộ.
• Tạo ra một môi trường làm việc tích cực và thân thiện. Email nội bộ không chỉ là một kênh để truyền đạt các thông tin chuyên môn, mà còn là một cách để thể hiện sự quan tâm, tôn trọng, và gắn kết giữa các thành viên trong tổ chức. Email nội bộ cũng có thể được sử dụng để gửi lời chúc mừng, cảm ơn, động viên, hoặc chia sẻ những kiến thức giá trị.

Các nội dung email nội bộ hiệu quả

• Email nội bộ có thể được sử dụng để truyền đạt các nội dung khác nhau, tùy theo mục tiêu, đối tượng, và nội dung truyền thông. Dưới đây là một số loại nội dung email nội bộ phổ biến và hiệu quả:
• Thông báo: Đây là loại email nội bộ được sử dụng để thông báo cho nhân viên về các thông tin quan trọng, cần thiết, và cấp bách, như các chính sách, quy định, thay đổi, sự kiện, khen thưởng, đánh giá, phản hồi, khảo sát, đào tạo, hỗ trợ, v.v. Thông báo email nội bộ cần rõ ràng, ngắn gọn, và đầy đủ, nêu bật được mục đích, lợi ích, và hành động mong muốn của người gửi.
• Bản tin: Đây là loại email nội bộ được sử dụng để cập nhật cho nhân viên về các tin tức, hoạt động, thành tích, và kế hoạch của doanh nghiệp. Bản tin email nội bộ cần hấp dẫn, thú vị, và có giá trị, đưa ra được những thông tin mới mẻ, hữu ích, và liên quan đến công việc và cuộc sống của nhân viên.

Những điều cần tránh khi gửi email nội bộ

Email nội bộ là một phương tiện truyền thông nội bộ hiệu quả, nhưng cũng có thể gây ra những hậu quả tiêu cực nếu không được sử dụng đúng cách. Dưới đây là một số điều cần tránh khi gửi email nội bộ:

• Gửi email nội bộ quá nhiều, quá dài, hoặc quá phức tạp. Điều này có thể làm cho người nhận cảm thấy phiền toái, mất thời gian, hoặc khó hiểu. Bạn nên hạn chế số lượng, độ dài, và độ khó của email nội bộ, chỉ gửi những email cần thiết, ngắn gọn, và dễ hiểu.
• Gửi email nội bộ với nội dung không phù hợp, không chính xác, hoặc không minh bạch. Điều này có thể làm cho người nhận cảm thấy bị lừa dối, bị xúc phạm, hoặc bị mất niềm tin. Bạn nên kiểm tra kỹ nội dung, nguồn, và độ tin cậy của email nội bộ, chỉ gửi những email có nội dung phù hợp, chính xác, và minh bạch.

Bảng tin nội bộ

Bảng tin nội bộ là một phương tiện truyền thông nội bộ truyền thống, được đặt ở những vị trí dễ thấy trong doanh nghiệp, như sảnh, hành lang, phòng ăn, phòng họp,… Bảng tin nội bộ có thể dùng để đăng các thông báo, tin tức, lịch làm việc, khen thưởng, chia sẻ kinh nghiệm, góp ý, hoặc các nội dung giải trí, văn hóa, thể thao,… Bảng tin nội bộ giúp nhân viên cập nhật được các thông tin quan trọng, tăng cường sự gắn kết và tương tác giữa các nhân viên.

Tuy nhiên, bảng tin nội bộ cũng có một số hạn chế, như không thể truyền tải được các thông tin khẩn cấp, không thể đo lường được hiệu quả truyền thông, không thể thu hồi được các thông tin sai lệch hoặc lỗi thời, cần tốn nhiều thời gian và chi phí để thiết kế và duy trì.

Hệ thống tin nhắn nội bộ

Hệ thống tin nhắn nội bộ là một phương tiện truyền thông nội bộ hiện đại, sử dụng các công cụ trực tuyến như email, chat, SMS, Zalo, Skype, Slack,… để gửi và nhận các tin nhắn văn bản, hình ảnh, âm thanh, video,… giữa các nhân viên trong doanh nghiệp. Hệ thống tin nhắn nội bộ có thể dùng để trao đổi công việc, hỗ trợ nhau, phản hồi, đánh giá, góp ý, hoặc chia sẻ các nội dung cá nhân, thú vị, giải trí,… Hệ thống tin nhắn nội bộ giúp nhân viên truyền tải được các thông tin nhanh chóng, chính xác, tiện lợi, dễ dàng lưu trữ và tra cứu, cũng như tăng cường sự liên lạc và hợp tác giữa các nhân viên.

Nhưng cũng cần lưu ý, hệ thống tin nhắn nội bộ cũng có một số hạn chế, như có thể gây ra sự xao nhãng, mất tập trung, lãng phí thời gian, không thể thể hiện được các cảm xúc và ngữ điệu, có thể bị lộ hoặc bị xâm phạm bảo mật, cần có kỹ năng và thiết bị hỗ trợ để sử dụng.

Hội nghị trực tuyến

Hội nghị trực tuyến là một phương tiện truyền thông nội bộ hiện đại, sử dụng các công cụ trực tuyến như Zoom, Google Meet, Microsoft Teams,… để tổ chức các cuộc họp, thảo luận, trình bày, chia sẻ,… giữa các nhân viên trong doanh nghiệp qua mạng internet. Hội nghị trực tuyến có thể dùng để báo cáo công việc, giải quyết vấn đề, đưa ra quyết định, đào tạo, hướng dẫn, hoặc giao lưu, kết nối, tạo động lực,… Hội nghị trực tuyến giúp nhân viên tiết kiệm được thời gian, chi phí, không gian, tăng cường sự tương tác và hợp tác giữa các nhân viên.

Bên cạnh đó, hội nghị trực tuyến cũng có một số hạn chế, như có thể gặp phải các sự cố kỹ thuật, mất ổn định kết nối, giảm chất lượng âm thanh và hình ảnh, khó kiểm soát được sự tham gia và tập trung của các nhân viên, có thể bị gián đoạn hoặc bị làm phiền bởi các yếu tố bên ngoài, cần có kỹ năng và thiết bị hỗ trợ để sử dụng6.

Hội thảo, đào tạo, team building

Hội thảo, đào tạo, team building là các phương tiện truyền thông nội bộ truyền thống, được tổ chức theo hình thức tụ tập, gặp gỡ, trao đổi, học hỏi,… giữa các nhân viên trong doanh nghiệp tại một địa điểm cụ thể. Hội thảo, đào tạo, team building có thể dùng để cập nhật kiến thức, kỹ năng, xu hướng, chính sách, quy định,… hoặc tăng cường sự gắn kết, đoàn kết, tinh thần đồng đội, khả năng làm việc nhóm,… Hội thảo, đào tạo, team building giúp nhân viên nâng cao năng lực, hiểu biết, trách nhiệm, cũng như tạo ra sự gần gũi, thân thiện, vui vẻ giữa các nhân viên

Kết luận

Truyền thông nội bộ là một yếu tố then chốt trong việc duy trì và phát triển doanh nghiệp. Các phương tiện truyền thông nội bộ giúp doanh nghiệp truyền tải được các thông tin và thông điệp cần thiết đến các nhân viên, tạo ra sự tương tác và hợp tác giữa các nhân viên, cũng như xây dựng văn hóa doanh nghiệp. Tùy vào mục đích, đối tượng và nội dung truyền thông, doanh nghiệp có thể lựa chọn và sử dụng các phương tiện truyền thông nội bộ khác nhau.

Hy vọng bài viết này đã cung cấp cho bạn một cái nhìn tổng quan về các phương tiện truyền thông nội bộ và vai trò của chúng trong doanh nghiệp. Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi hoặc ý kiến nào, xin vui lòng kết nối với DigiMind Group